Как в "Казпочте" централизовали бухгалтерские функции

Реализация проекта Программы трансформации предполагала решение задач по стандартизации, систематизации и автоматизации процессов бухгалтерского и налогового учета, повышения качества предоставляемых отчетов, информации для принятия бизнесом управленческих решений.

- На стадии инициации проекта, когда формировалась концепция, мы исходили из опыта лучших мировых практик. Основная цель заключалась в создании филиала, в котором будут централизованы все процессы бухгалтерского и налогового учета; будут эффективные унифицированные процессы, автоматизированные операции и документооборот. И при проецировании и масштабировании на филиалы себестоимость на учетную бухгалтерскую функцию снизится.

- Каков результат?

- Мы снизили стоимость услуг по бухгалтерскому и налоговому учету почти  в три раза. То есть, если изначально в 2015 году затраты на персонал бухгалтерского и налогового учета составляли 3% к годовой выручке, то сейчас эта цифра снизилась до 1,3%. Но мы стремимся к показателям мировой практики - 0,6%. Я думаю, с вовлечением других зависимых проектов командной работе причастных работников мы сможем достичь данного показателя.

- Какие работы были проделаны?

- Во вновь созданном филиале ОЦО сначала был централизован бухгалтерский учет отдельных специализированных филиалов, а также отдельные функции областных филиалов. В ходе подготовки к массовой централизации был выполнен ряд основных работ по формированию целевой операционной модели, произведены организационные изменения, изменения бизнес процессов, подготовка рабочих мест. С 1 марта 2017 года мы были готовы к запуску массовой централизации бухгалтерского учета со всех филиалов "Казпочты" в Общий центр обслуживания.

- Расскажите о централизации функций бухгалтерского учета.

- Мы структурировали процессы, формализовали и прописали пошаговый регламент, унифицировали и сделали единые стандарты для всех филиалов, чтобы каждый работник знал путь каждого процесса. Это значительно сократило время на обработку процессов бухгалтерского учета. Когда "пошла" сама централизация, мы увидели, что все филиалы работают по-разному, "страдали" сроки выплат, формирования отчетности и корректность и полнота предоставления документов.

Были так называемые "пики" работ, когда в одно и то же время поступал массовый поток документов с филиалов. Унифицировали процесс предоставления актов выполненных работ по договорам возмездного оказания услуг. Эти акты были разных форм и содержания, порой без подписи, пришлось приводить к единой форме, распределять по срокам предоставления. Тем самым распределили нагрузку. Работникам стало легче работать, процессы стали более структурированы.

После централизации все процессы по учету с персоналом перенесли в SAP HCM и обеспечили полноту персональных данных, автоматизировали расчеты по заработной плате. Если до централизации один бухгалтер обрабатывал 444 лицевых счета работников "Казпочты", то после централизации 1195, после перехода на SAP HCM – 1857, при лучшей мировой практике 1333 (бенчмаркинг 2015 года).

Была проведена огромная работа. Мы вычистили лишние проводки и все данные, систематизировали виды задолженности.

Если бы не было централизации со всеми ДВОУ пришлось бы работать персоналу HR. Это обучение каждого на расстоянии, что было бы очень сложно. Сейчас, когда все централизовано, нам легче контролировать и проводить мониторинг на местах в филиале.

Изначально планировалось освободить и сократить отдельные СП. В процессе централизации мы сделали анализ существующей проблематики в филиалах на местах и выявили, что работники параллельно своему функционалу занимаются другим, например, обслуживанием юридических лиц.

- Почему так произошло?

- Мы проанализировали и сделали соответствующие выводы.

На уровне районных узлов связи, в селах, как вы знаете, мы также обслуживаем юридические лица, например, зарплатные проекты. Так как в отдаленных районах и селах отсутствуют БВУ, эту роль выполняет "Казпочта", проводит расчетно-кассовое обслуживание. Все эти операции проводили бухгалтеры, что являлось уже отклонением.

В связи с этим мы пришли к решению создать полноценную структуру операционного управления, куда входили бы сектора для корпоративного обслуживания, сектора кассового, банковского и почтового обслуживания.

Понимание того, что централизация необходима, было однозначно. Очевидно было и то, что необходимо централизовать все работы бухгалтерской службы. И когда провели автоматизацию в системе Colvir, в части дебиторской, кредиторской задолженности, освободили 151 человек в РУПСах и ГУПСах и перенесли все процессы на уровень ОФ, соответственно, контроль теперь был на уровне области.

- Что было ранее?

- В отчетный период бухгалтера сводили огромные таблицы в формате excel: из отделения в районы, из районов в области. Сегодня все процедуры внесены в учетные системы Colvir и SAP ERP, расчет стал просчитываться автоматически в системе, тем самым мы сократили дни предоставления отчета на 20 дней раньше того срока, который был ранее.

- Насколько работники ощутили сами изменения, то есть безболезненно ли прошла сама процедура централизации, создание филиала ОЦО способствовало улучшению ежедневной работы работников на местах?

- Как мы озвучили ранее, распределение обязанностей по функционалу у всех было разное. Мы распределили роли для всех работников, то есть каждый начал работать по своему функционалу. Мы внедрили ежедневное списание ГСМ, по централизованным договорам это отражение учета всех расходов. Раньше понятия "ежемесячное начисление" не было, сейчас внедрено на 100%. Все ручные проводки, нестандартные поставили на запрет, и теперь все нестандартные операции проводятся в филиале ОЦО. Тем самым, сделали процедуры прозрачными и снизили риск хищений, нестандартных операций, которые влияют на автоматическое закрытие касс в фоновом режиме.

- Какие планы по развитию проекта на перспективу?

- Это совершенствование бухгалтерского учета в целом, автоматизация различных видов отчетности. Параллельно будем вместе с другими подразделениями вести раздельный учет, продолжим чистку данных.

В сухом остатке мы хотим подготовить базу, почву при которых однородные рутинные операции будут выполнять роботы.

Еще больше новостей на нашем telegram-канале , подписывайся и будь в курсе!